PDF 제출 반려 방지 방법을 용량·해상도·파일명 기준으로 정리합니다. 파일당 10MB 제한을 넘지 않게 줄이고, 200~300dpi로 선명도는 유지하며, 여러 장은 1개 PDF로 병합합니다. 업로드 오류와 인쇄·PDF저장 문제까지 점검해 보완 제출을 최소화합니다. 적용 가능합니다.
온라인 신청, 채용 서류, 복지·지원금 제출에서 PDF 파일이 반려되는 경우는 생각보다 흔합니다. 대부분은 용량 초과, 해상도 불량, 페이지 누락, 파일명 규칙 위반, 브라우저 오류처럼 “기술적인 사유”에서 발생합니다. 이 글에서는 제출처 요구를 충족하면서도 보완 요청을 줄이기 위한 표준 점검 루틴을 용량·해상도·파일명 중심으로 정리합니다.
반려가 발생하는 핵심 원인 5가지
PDF 반려 사유는 대체로 유형이 고정되어 있습니다. 첫째, 파일당 용량 제한을 초과하여 업로드 자체가 실패하는 경우입니다. 둘째, 글자 흐림·잘림·그림자처럼 판독성이 떨어져 담당자가 확인 불가로 처리하는 경우입니다. 셋째, 여러 장을 올리다가 페이지가 누락되거나 순서가 뒤바뀌어 “필수 증빙 미제출”로 분류되는 경우입니다. 넷째, 파일명이 제출처 규칙과 달라 자동 분류가 실패하거나 개인정보가 과다 노출되어 반려되는 경우가 있습니다. 다섯째, 팝업 차단·보안 설정·브라우저 인쇄 오류 등 환경 문제로 정상 업로드가 되지 않는 경우입니다. 이 다섯 가지를 먼저 의심하면 원인 파악 시간이 크게 단축됩니다.
용량 기준을 먼저 맞추는 전략
여러 기관·플랫폼은 파일당 업로드 용량을 제한하는 경우가 많습니다. 예를 들어 복지로 서류 제출 안내에서는 PDF 등 허용 형식과 함께 파일 1개당 최대 10MB 수준의 제한을 안내하는 사례가 확인됩니다. 아롱+1 일부 지자체 공고에서도 제출 파일을 PDF로 통일하고 파일당 10MB 제한을 명시하는 경우가 있습니다. 인천청년포털+1 따라서 작업 순서는 “스캔 품질을 올린 뒤 줄이기”가 아니라, 처음부터 10MB 안에 들어오도록 스캔 설정을 설계하는 편이 안정적입니다. 여러 장을 합치는 경우도 최종 PDF가 제한을 넘지 않도록 페이지 수, 해상도, 컬러 사용을 함께 조절해야 합니다.
해상도는 200~300dpi를 기본으로 잡는 이유
제출용 문서는 “선명도”와 “용량”을 동시에 만족해야 합니다. 일반적으로 200~300dpi 범위에서 텍스트 판독성과 용량 균형이 맞는 경우가 많고, 글자가 가늘거나 도장이 포함된 서류는 300dpi 쪽이 안전합니다. 다만 실제 흐림이 발생했다면 해상도를 높여 재스캔하는 것이 정석이며, 스캐너 제조사 안내에서도 흐릿함이 있을 때 해상도 상향 및 텍스트 향상(텍스트 강화) 같은 품질 옵션을 점검하도록 안내합니다. Epson Download 촬영(스마트폰)으로 대체할 때도 문서 모드, 왜곡 보정, 그림자 제거를 우선 적용하고, 이후 PDF로 변환·병합하는 흐름이 반려를 줄이는 데 유리합니다.
파일명 규칙과 개인정보 최소화
파일명은 단순한 표시가 아니라 자동 분류의 키가 되는 경우가 많습니다. 가장 안전한 방식은 ‘서류명_성명_발급일’처럼 의미가 명확한 규칙을 쓰되, 주민등록번호·계좌번호 등 민감정보를 파일명에 포함하지 않는 것입니다. 실제 안내 자료에서도 파일명 예시를 ‘주민등록등본_홍길동_20250601.pdf’처럼 구성하여 관리성을 높이는 방식을 제시합니다. 아롱 파일명을 한 번 정하면 같은 신청 건의 모든 첨부파일에 동일한 체계를 적용하여 누락·혼선을 줄이는 것이 좋습니다.
여러 장 제출은 “1개 PDF 병합”이 기본값
플랫폼이 여러 파일 업로드를 허용하더라도, 페이지 누락과 순서 오류는 반복적으로 발생합니다. 따라서 가능하면 항목별로 1개 PDF로 병합해 제출하고, 첫 페이지에 문서명·페이지 수(예: 1/6)를 표시하면 검토자가 누락을 빠르게 판단할 수 있습니다. 병합 후에는 반드시 100% 확대가 아니라 200~300%로 확대해 도장·서명·날짜가 깨지지 않는지 확인해야 합니다. 용량이 증가한다면 병합 전에 컬러를 흑백으로 바꾸거나, 사진이 포함된 페이지만 부분 압축을 적용해 최종 파일을 제한 이내로 맞추는 방식이 안전합니다.
브라우저·출력·저장 오류까지 같이 점검하기
PDF를 “저장”하는 과정에서 브라우저별 오류가 생기면 제출 파일 자체가 손상될 수 있습니다. 정부24 안내에서는 일부 Microsoft Edge 최신 버전에서 특정 방식의 “PDF로 저장”이 오류를 일으킬 수 있어, 인쇄 메뉴에서 ‘Microsoft Print to PDF’ 또는 ‘Hancom PDF’를 선택하는 방식으로 저장하라고 안내한 바 있습니다. 정부24 또한 정부24는 팝업 차단이 인증·발급 과정에서 문제를 일으킬 수 있어 팝업 및 리디렉션 허용, 기록 삭제 등 조치를 안내합니다. 정부24 제출 과정에서 새 창이 잠깐 떴다 사라지거나 첨부 창이 열리지 않으면, 문서 자체 문제가 아니라 브라우저 설정 문제일 가능성이 높습니다.
제출 전 최종 체크리스트
마지막으로 아래 7가지만 통과시키면 반려 확률이 크게 낮아집니다. (1) 제출처가 요구한 형식(PDF/이미지)과 개수 충족 (2) 파일당 용량 제한 이내 (3) 모든 페이지 포함 및 순서 정상 (4) 도장·서명·날짜·성명 식별 가능 (5) 불필요한 개인정보(주민번호 전체, 계좌 비밀번호 등) 과다 노출 없음 (6) 파일명 규칙 준수 및 개인정보 미포함 (7) 업로드 후 미리보기에서 깨짐 없음. 정부24에서 내려받은 발급 파일이라면, 필요 시 정부24 다운로드파일 진본확인 기능으로 검증 파일 업로드 및 비밀번호 입력을 통해 진본 검증이 가능하다는 안내도 참고할 수 있습니다. 정부24
결론
PDF 제출 반려는 “서류 내용”보다 “파일 품질과 규격”에서 발생하는 경우가 많습니다. 먼저 용량 제한을 기준으로 스캔 설정을 잡고, 200~300dpi 범위에서 판독성과 용량 균형을 맞추는 것이 안전합니다. 파일명 규칙과 페이지 병합 원칙을 표준화하면 누락과 혼선이 줄어듭니다. 마지막으로 브라우저 팝업·PDF 저장 오류까지 점검하면 보완 제출을 실질적으로 줄일 수 있습니다. 정부24+1
유의사항
기관·플랫폼별로 허용 형식과 업로드 용량, 제출 파일명 규칙이 다를 수 있으므로 최종 기준은 해당 제출처 안내를 우선해야 합니다. 정부24 등 발급 사이트 이용 중 오류가 반복되면 팝업 차단, 브라우저 기록, PDF 저장 방식 같은 환경 요인을 먼저 점검하는 것이 합리적입니다. 정부24+1